こんにちは、「集団プレリハ」管理者のかものはしです。
依頼者や上司から仕事を頼まれたなど、まだ経験が浅いとき、企画書を作成しても何度もやり直しを促された、そんなことはありませんか。せっかく計画した物事もやり直しが続くとやる気は下がってしまいます。
今回学習する内容にあたり参考にした本は、すばる舎出版 上阪徹の「やり直し・差し戻しをなくす できる人の準備力」です。
出来る人ほど仕事は丁寧あり、しっかりとした準備を行っています。その仕組みや説明を今からお伝えしたいと思います。
仕事の目的を確認する
この本では仕事が出来る人の特徴として、「謙虚、丁寧、徹底した準備」と書かれています。
ここでは「徹底した準備」に焦点を当て、説明を行っていきます。
徹底した準備を行うことで、やり直し・差し戻しの回数を減らすことで時間ロスの軽減につながり、仕事効率が上がります。また、何度もやり直し・差し戻しを繰り返すと相手からの不信感を生む可能性もあります。
「準備」を聞いて考えるのは、スライドや資料作り、会場調整、参加者の人数把握などあります。しかし、それらを考える前に「仕事の目的を確認する」ことが大事ということです。目的と準備がズレてしまうとやり直しや差し戻しを行うことになります。
集団リハビリ計画ではこう考える
他施設などで行う場合に一度企画書を作成する場合もあるかと思います。
与えられたテーマであれば、それにそってプログラム立案を行っていけばそう間違えることはないかと思います。
テーマが自由であれば、参加者性別や年齢層や全身状態を考慮しなければ、参加者の満足度を高めることは出来ないことでしょう。
他業務を並行している場合も多いかと思われるので、出来るだけ企画書のやり直しと差し戻しは避けたいものですね。
仕事のターゲットを意識する
2つ目に行う準備は、「ターゲットを理解する」ことです。
ここでいうターゲットとは、「その仕事は誰のためのものか」を意識することです。つまり、依頼者（発注者）の向こうにいる消費者に目を向けるということです。
集団リハビリ計画ではこう考える
特に外部からの委託が考えられるかと思います。依頼者とは委託先の責任者であり、準備段階から終了まで情報を交わすかと思います。そして、ターゲットとはその向こう側にいるのは1人1人の参加者です。
依頼者からのテーマだけ漠然に沿っていくのではなく、参加者の満足度を高められそうな追加テーマがあれば、許可を得た上でプログラム立案しても良いかと思います。
集団リハビリを引き受け、依頼者の移行に沿って仕事を行うのは当たり前ですが、参加者にとって「役に立つ」「面白い」と思ってもらうことが大切です。
仕事のアウトプットイメージを共有する
3つ目に行う準備は、「アウトプットをイメージして依頼者と共有すること」です。自分の考える最終的な仕事のイメージを依頼者と共有することが必要です。
外部からの委託での集団リハビリで考えてみます。依頼者がある程度テーマを示してきたとき、初めから最終プログラム案を話すのではなく、考えた提案を渡して大きくテーマがズレていないか確認します。依頼者から初めになかった要望など出てくる可能性もあるので、話を共有することで最終プログラム案の大きなズレが防げると思います。
会って話をする場合、限られた時間で話すことが多いかと思います。話し合う前に「何を聞くのか」を整理していきますが、この本では「文字にして紙に書きだしたほうが良い」と書かれています。理由は、頭の中で理解しようとすると必要なプロセスや漏れが生じてしまうからです。
仕事のプロセス・進め方を作る
4つ目に行う準備は、「プロセス、進め方」です。「とりあえずやってみる」方法がありますが、この本ではやり直しのもとと書かれています。
まず、上記で話した「仕事の目的」「ターゲット」「アウトプットイメージ」を把握します。次に実際に仕事を行うまで、「何をするのか」「どんな順番で行うのか」「どのように進めていくのか」のシナリオや段取りを考えておきます。
アウトプットを考える
「考える時間」がアウトプットの質を高める
上記のステップを踏んで、一度考えたアウトプットを見直してみます。作成している企画書から一度別のことを行って、再度見直してみると違った視点が見えてくるかも知れません。
企画書を作る上で出てきた情報を理解して、これからアウトプットする情報の立ち位置を考えます。「自分ではどう思うのか」という主観的な立場、「相手から見てどう見えるのか」という客観的な立場、両側面から見て判断することも必要です。
仕事をアウトプットする（集団リハビリ計画ではこう考える）
準備に時間をかけることで良い仕事が出来ます。「アウトプット＝何を持ち帰ってもらうのか」を考え、その場限りの参加だけではなく、「自宅でも続けて欲しい」といった仕組みづくりが必要だと私は思います。
その場の雰囲気で柔軟に立ち振る舞うことも大事です。
アウトプットを急いでしまうと準備不足になり兼ねず、「〇〇〇だったら〇〇〇に持っていけば良い」といった発想転換も出来ずアタフタしてしまうのではないでしょうか。
